发票开个人抬头,能给财务做账吗?

我拿到一张发票,抬头开的是个人。我想把这张发票给公司财务做账用,不知道行不行。我不太清楚相关规定,也怕给财务那边造成麻烦。所以想问问这种开个人抬头的发票到底能不能用于公司财务做账呢?
张凯执业律师

在探讨发票开个人抬头能否用于财务做账这个问题时,需要综合多方面的因素来考量。首先,我们要明确发票作为一种重要的财务凭证,它在企业财务管理和税务处理中扮演着关键角色。发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中,所开具和收取的业务凭证,是会计核算的原始依据,也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。


从一般情况来说,企业财务做账通常要求发票抬头为企业名称。这是因为企业的财务核算需要准确反映与企业经营活动相关的收支情况。根据《中华人民共和国发票管理办法》规定,开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,并加盖发票专用章。单位和个人在开具发票时,必须做到按照号码顺序填开,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次打印,内容完全一致,并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。这里强调了发票开具的规范性和准确性,而企业名称作为重要的开票信息,是确保发票与企业经营活动关联的重要标识。


然而,在某些特定情况下,个人抬头的发票是可以用于公司财务做账的。比如,企业为员工报销的符合规定的通讯费、差旅费等。以通讯费为例,如果企业有相关的规章制度,明确规定给予员工一定标准的通讯费补贴,并且员工提供的个人抬头的通讯费发票是真实、合理且与企业经营活动相关的,那么这种发票就可以作为企业的费用支出进行财务处理。依据《企业所得税法》规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。这里的合理支出就包含了符合规定的个人抬头发票对应的费用。


再如,企业为员工支付的职业技能鉴定、职业资格认证等费用,员工取得的个人抬头的发票也可以入账。因为这些费用是为了提升员工与企业经营相关的技能和能力,属于企业为了自身发展而进行的合理投入。


但是,并非所有个人抬头的发票都能用于财务做账。如果发票所涉及的费用与企业经营活动无关,比如个人购买的生活用品、娱乐消费等发票,即使是真实的,也不能作为企业的费用进行财务处理。企业财务人员在审核发票时,需要严格按照相关法律法规和企业内部财务制度进行判断。如果将不符合规定的个人抬头发票入账,可能会面临税务风险。税务机关在进行税务检查时,如果发现企业存在不合理的费用列支,可能会要求企业进行纳税调整,补缴相应的税款,并可能处以罚款等处罚。


总之,发票开个人抬头能否用于财务做账不能一概而论。企业需要根据具体情况,判断发票所涉及的费用是否与企业经营活动相关,是否符合相关法律法规和企业内部财务制度的规定。在实际操作中,企业财务人员要严格把关,确保财务处理的合规性和准确性。