公司用备用金支付员工报销该如何做账？

当公司使用备用金支付员工报销时，在财务处理上需要遵循一定的规则和步骤，下面为您详细介绍。首先，我们需要了解备用金的概念。备用金是公司为了满足日常零星开支而预先拨付给有关部门或个人的备用款项。它就像是公司提前准备好的“零钱”，方便应对一些小额的、频繁的支出。依据《企业会计准则》，企业应当根据实际发生的经济业务事项进行会计核算。对于备用金支付员工报销的情况，我们分步骤来看账务处理。第一步，在建立备用金制度并拨付备用金时，一般的账务处理是借记“其他应收款 - 备用金”，贷记“库存现金”或“银行存款”。这一步的意思是，公司把钱拿出来作为备用金，从公司的现金或银行账户里减少了这笔钱，同时形成了对备用金使用者的应收款项。例如，公司给行政部门设立了 5000 元的备用金，账务处理就是：借：其他应收款 - 备用金（行政部门）5000 贷：库存现金 5000第二步，当员工拿着费用报销单来报销时，根据报销的内容进行账务处理。如果是办公费用报销，借记“管理费用 - 办公费”，贷记“其他应收款 - 备用金”。这表示员工的报销费用计入了公司的管理费用，同时减少了备用金的应收款项。比如，行政部门员工报销办公文具费用 800 元，账务处理为：借：管理费用 - 办公费 800 贷：其他应收款 - 备用金（行政部门）800第三步，如果备用金不够用，需要补足备用金时，账务处理是借记“其他应收款 - 备用金”，贷记“库存现金”或“银行存款”。这就好比备用金这个“零钱罐”里钱不够了，公司再往里面放点钱。假设行政部门备用金只剩下 1000 元，需要补足到 5000 元，账务处理为：借：其他应收款 - 备用金（行政部门）4000 贷：库存现金 4000第四步，当备用金使用完毕，收回备用金时，借记“库存现金”或“银行存款”，贷记“其他应收款 - 备用金”。这意味着备用金的使命完成了，钱又回到了公司的现金或银行账户里。例如，公司决定取消行政部门的备用金，收回剩余的 2000 元，账务处理为：借：库存现金 2000 贷：其他应收款 - 备用金（行政部门）2000总之，公司用备用金支付员工报销的账务处理要根据不同的业务阶段和情况，按照会计准则的要求准确记录，确保公司财务信息的真实、准确和完整。