许多报销都是收据该怎么办?

我在工作中收集到的报销凭证很多都是收据,不是正规发票。我担心这些收据不能用于报销,影响我的费用结算。我想了解在这种情况下,我该怎么做才能合规地完成报销,这些收据是否具有报销效力呢?
张凯执业律师

在日常工作或生活中,当面临许多报销都是收据的情况时,首先需要了解收据在报销中的效力。收据是一种收付款凭证,它有不同的类型和用途。简单来说,有些收据可以作为报销依据,而有些则不行。


一般来说,财政部门印制的盖有财政票据监制章的行政事业单位统一收据,是可以作为报销凭证的。这种收据通常用于行政事业单位的一些非经营性收费,比如政府部门收取的一些费用等。依据《财政票据管理办法》,财政票据是财务收支和会计核算的原始凭证,是财政、审计等部门进行监督检查的重要依据。所以,这类收据具有正式的法律效力,可以用于报销。


然而,企业或个人开具的普通收据,其报销效力就比较复杂。普通收据往往只能证明款项的收付,不能证明经济业务的真实性和合法性。在企业财务报销中,根据《中华人民共和国发票管理办法》,销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应当向付款方开具发票。所以,企业在成本、费用列支时,通常需要取得合法有效的发票作为税前扣除凭证。普通收据一般不能作为企业所得税税前扣除的依据,也就意味着企业可能不认可用普通收据进行报销。


如果遇到很多报销都是收据的情况,首先要和公司的财务部门沟通。向他们说明这些收据的来源和用途,了解公司对于收据报销的具体政策。有些公司可能会根据实际情况,对于一些小额、真实发生的费用,在有相关证明材料的情况下,允许用收据报销,但可能会有一定的限额和审批流程。


同时,如果是因为供应商等原因无法取得发票而只有收据,要尽量要求对方补开发票。如果对方是个人,确实无法开具发票,可以到税务机关代开发票。代开发票虽然可能会涉及一定的税费,但能保证报销的合规性。另外,自己要保留好与这些经济业务相关的其他证据,比如合同、交易记录、物流信息等,以便在需要时证明业务的真实性。总之,遇到许多报销都是收据的情况,要积极采取措施,遵循法律法规和公司规定,确保报销的顺利进行。